Компьютеризация библиотеки, особенно крупной, это сложный процесс. Автоматизацией библиотечных процессов в АКУНБ занимаются с 1992 г. За прошедшее время для этого использовалось различное программное обеспечение: автоматизированные системы ГИВЦ "АС-Облбиблиотека", "АС-Край", собственные программные разработки "Архив выполненных справок", "Социум", "Книги в наличии и печати". В последние годы перед библиотекой встала проблема объединения электронных ресурсов и дальнейшего совершенствования библиотечных технологий на базе единого программного обеспечения. После анализа и сравнения современных АБИС, эксплуатируемых в библиотеках России, библиотека сделала выбор в пользу АБИС "Ирбис".

Внедрение любой автоматизированной системы означает одновременное решение организационных, технических, технологических, методических, лингвистических вопросов. В данной статье рассматриваются технологические и организационные аспекты перехода на новое программное обеспечение.

Четко поставленная цель, понимание конечных результатов, планирование, эффективное управление - это составляющие успеха на пути внедрения автоматизированной системы. В нашей библиотеке в основу этого положены следующие принципы, которые позволили пол-ностью сохранить производственный цикл:

• поэтапное внедрение АБИС на основе разработанного плана очередности задач,
• одноразовое введение информации и ее многоаспектное использование,
• последовательное преобразование процессов библиотеки с учетом особенностей внедряемой автоматизированной системы.

• внедрение модулей системы, автоматизирующих процессы обработки входных потоков документов в отделах комплектования и обработки,
• конвертирование электронного каталога (ЭК) и БД, созданных ранее в других автоматизированных системах,
• наращивание парка компьютерной техники, прокладка новой локальной сети библиотеки.

Мы тщательно изучили технологические особенности новой системы и заложили в создаваемый ЭК те возможности, которые будут реализованы на последующих этапах, например, электронной книговыдачи. Было принято решение с 2003 года все новые поступления, независимо от вида носителя и языка, вводить в единый ЭК библиотеки. Сотрудники отделов комплектования и обработки дополнительно освоили ввод записей на аудио-видеоиздания, компакт-диски, ноты. Для записей, созданных ранее, подготовили 4 конвертора (для различ-ных БД). В результате появилась база данных "Книги, компакт-диски, видеофильмы. 1992-2002 гг.". По мере редактирования, библиографические записи из этой БД копируются в ЭК библиотеки с целью создания общего электронного каталога.

Технология разработана таким образом, что библиографическая запись, созданная в одном секторе (отделе), последовательно дорабатывается другими подразделениями библиотеки (рис. 1). Первоначально краткую библиографическую запись составляют в отделе комплектования (краткое библиографическое описание, номер записи в "Книге суммарного учета", инвентарные номера, место хранения). Функция такой записи - учетная. Далее краткую БЗ дорабатывают в секторе лингвистического обеспечения отдела обработки библиотеки. Запись дополняется классификационными индексами, предметными рубриками, ключевыми словами. Законченный вид запись приобретает в секторе каталогизации отдела обработки (например, вводятся расширенные инициалы, серии, примечания), здесь же распечатываются все комплекты каталожных карточек.

С момента внедрения АБИС "Ирбис" в ЭК стали заносить описания журналов, газет и осуществлять регистрацию этих изданий, а так же для более полного раскрытия фонда создавать аналитические записи на статьи из журналов, газет и сборников, поступивших в фонд библиотеки. Технологическая цепочка в этом случае - это ряд последовательных процессов: составление библиографической записи на периодическое издание в целом, регистрация отдельного номера издания, на который в ЭК создается новая библиографическая запись, ввод оглавления журнала, создание отдельной аналитической записи путем копирования содержания журнала.

Первоначальная запись на периодические издания и их регистрация возложены на сектор отдела комплектования, работающий с периодикой. Отделы библиотеки, участвующие в аналитической росписи статей, например, информационно-библиографический, гуманитарной литературы, каталогов и картотек, в готовую библиографическую запись на зарегистрированное издание заносят только оглавление журнала, копируют запись и получают аналитическое описание. В созданной таким способом записи раскрывается содержание каталогизируемого документа. Для этого вводятся индексы ББК, предметные рубрики, ключевые слова.

Имея общую организационно-технологическую схему создания ЭК, мы перешли к разработке пооперационных схем и инструкций для индивидуальных рабочих мест. Это можно рассмотреть на примере технологии учета новых поступлений в отделе комплектования. Сначала построили схемы библиотечных операций "ручной технологии", затем аналогичные схемы с использованием возможностей АБИС "Ирбис". Соединили эти схемы с целью определения наиболее оптимальной технологии работы отдела комплектования при учете новых поступлений. Получилось несколько вариантов технологических цепочек, но был выбран наиболее рациональный способ, позволяющий не разрушить полностью производственный цикл. На конкретные виды работ составлены технологические инструкции и схемы, например, "Перенос информации в электронный каталог", "Порядок работы в отделе комплектования при учете новых поступлений", "Создание библиографической записи на периодическое издание" и др.

Фрагмент технологической инструкции:

1. Запустить АРМ "Каталогизатор".
2. Открыть БД CMPL:
   • в окне БД: найти CMPL-БД комплектования
   • щелкнуть мышкой на этой строчке.
3. Выбрать необходимый рабочий лист:
   • в окне РЛ: найти KSU-Регистрация поступившей партии книг
   • щелкнуть мышкой на этой строчке.
4. Сделать настройку:
   • щелкнуть на кнопке Настройка
   • занести данные:
     Этап работы - Создание КСУ (справочник)
     ФИО исполнителя (справочник)
     Номер записи КСУ - год/число (н-р: 2003/14)
     
   • щелкнуть на кнопке Применить.
5. Занести данные в поле 88: Сведения о поступлении книг в библиотеку:
   • для ввода информации щелкнуть мышкой на … (три точки) в конце поля или нажать клавишу F2, появится список подполей
   • ввести данные в подполя с клавиатуры
   • для переноса в поле нажать кнопку Ввод.
6. Сохранить запись:
   • нажать кнопку Сохранить.
7. Регистрация новой партии книг:
   • нажать кнопку Новый.

Таким образом, серьезная проработка организационно-технологических мероприятий является важнейшим аспектом успешного внедрения любой автоматизированной системы. Отработанные технологии помогают как внутри библиотеки (внедрение других модулей, обучение новых сотрудников), так и за ее пределами (разработка корпоративных технологий обмена библиографическими записями, создание сводных баз данных, обучение библиотекарей края новым технологиям).